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Modelo baseado em documento
Neste artigo, você entenderá mais sobre o que é o modelo baseado em documentos e suas funcionalidades. 🗂️
Selecione esse tipo para criar um modelo usando um arquivo já existente nos formatos DOC, DOCX, RTF ou ODT. Você poderá deixar seu conteúdo dinâmico definindo campos variáveis dentro do arquivo.
Utilizando este modelo, você tem o benefício de adaptação da estrutura de todo o seu documento com a quantidade de informações inseridas nos campos variáveis, ou seja, não haverá sobras, nem falta de espaço nos locais em que serão inseridas as informações variáveis, por isso, é o modelo mais recomendado.
Por exemplo: independentemente do tamanho do nome do signatário, ele será adaptado dentro do documento, pois o Asten ajusta o restante da estrutura textual.
Veja o passo a passo abaixo e entenda como criar um modelo baseado em documento e suas funcionalidades! 📃
Passo 01: Encontre e abra o item “Modelos”, localizado na barra lateral esquerda.
Passo 02: Clique em “Criar novo Modelo”.
Passo 03: Selecione a opção “Modelo baseado em documento”.
Passo 04: Selecione o documento que deseja.
A plataforma dispõe de alguns modelos pré-configurados. Olhe as opções e veja se lhe interessa.
Você também pode selecionar um documento do seu computador (DOC, DOCX, RTF ou ODT).
ATENÇÃO!
Neste tipo de modelo, para utilizar campos variáveis, você precisa configurar o documento conforme os passos abaixo: com a inserção de campos. Os campos são essenciais para que o modelo se adeque de acordo com as informações variáveis.
1. No arquivo selecionado por você, os campos a serem preenchidos devem ser informados com a seguinte estrutura, para que o sistema identifique-os como campos variáveis de preenchimento.
Para iniciar a configuração do campo, abra duplas chave e insira o nome da seção à qual a informação solicitada se refere.
Exemplo da estrutura: {{Nome da Seção#Rótulo do Campo}}.
Exemplo na prática: {{Contratante#Nome Completo}}, {{Contratante#CPF}}, {{Contratante#Data de Nascimento}}. Faça isso para todos os campos a serem preenchidos, veja o exemplo abaixo.
2. Após preencher seu documento com todas as informações e dados necessários, salve-o em doc e importe para a plataforma.
3. Após importado, você deve definir os campos.
No documento você inseriu as informações que são reconhecidas na forma “{{Nome da Seção#Rótulo do Campo}}”. Agora, é necessário que o sistema reconheça os campos.
Clique em “Definir Campos”, e após em “Ler campos do arquivo”.
4. Campos lidos, agora você pode alterar as máscaras para cada formato.
Por exemplo: no campo “CPF” você pode alterar de “texto” para “CPF”, pois dessa forma o sistema irá pedir a informação exata. Veja o exemplo abaixo:
Passo 05: Campos adicionados, insira a descrição do modelo e onde será armazenado. Então, clique em “Criar Modelo”.
Modelo criado! Agora você pode encontrá-lo no item “Modelos” e já deixar configurada a estrutura de signatários e campos de ação. Assim, poderá criar envelopes a partir deste modelo, alterando apenas os signatários! 📃✅
Para agilizar a criação de seus envelopes!
Para agilizar a criação de envelopes, seja por formulário externo ou criação manual, será necessário configurar o modelo com um signatário fake, que será alterado a cada novo envelope pelos dados reais.
Se desejar inserir manualmente os dados, também é possível. Basta criar um novo envelope a partir do modelo e configurar signatários e campos variáveis.
Preste atenção!
Com o modelo baseado em documento você possui dois caminhos distintos para criar envelopes a partir dele.
1. Criar um formulário externo e enviar para que seus signatários preencham seus dados. Após a criação do envelope, você pode selecionar o formulário preenchido por uma pessoa específica, dessa forma todas as informações preenchidas pelo signatário irão automaticamente para o novo envelope. Para ver esta opção, clique aqui.
2. Configurar o e-mail do signatário recorrente e um e-mail fake. Após a criação do envelope, você pode alterar o e-mail fake para o e-mail do signatário que desejar. Para ver essa opção, clique aqui.
Agora você já pode criar modelos baseados em documentos! 🗃️