Como criar e configurar formulários externos

Criação de formulários externos para coleta de informações.

Neste artigo, você entenderá mais sobre o que é o formulário externo dos modelos e como ele pode ser útil na otimização de seu tempo! ⏱️

A criação de formulários permite coletar dados externos para serem utilizados diretamente no modelo, agilizando a coleta de informações, o preenchimento e a criação de novos envelopes.

Por meio dos formulários, é possível enviar um link para o signatário preencher as informações solicitadas. Dessa forma, não será mais necessário inserir manualmente cada informação e-mail do signatário.

Atenção: Você conseguirá criar formulários apenas para os modelos baseados em documento. Pois as informações variáveis solicitadas são importadas dos dados contidos no modelo que estejam entre chave dupla, exemplo: {{Nome Completo}}.

Veja o passo a passo abaixo e entenda como criar e configurar formulários externos! 📃

Passo 01: Encontre e abra o item “Modelos”, localizado na barra lateral esquerda.

Passo 02: Clique em “Criar Formulário Externo”.

Passo 03: Selecione um modelo baseado em documento para criar este formulário externo. Todos os modelos baseados em documentos estarão aparecendo na lista.

Caso você não saiba como criar um modelo baseado em documento, clique aqui.

Agora, vamos ver como criar e configurar os formulários externos! 👇📂

Passo 04: Selecione um comportamento para o Formulário.

Preenchimento único: O formulário gerado poderá ser preenchido uma única vez, ficando indisponível após a coleta dos dados.

Preenchimento múltiplo: O formulário gerado poderá ser preenchido inúmeras vezes a partir de um mesmo link de acesso. Ou seja, você poderá enviar para diversas pessoas, a cada preenchimento, será gerado um envelope diferente para cada signatário. Para modelos que você irá utilizar várias vezes para criação de diferentes envelopes, essa opção é a mais indicada.

Passo 05: Insira as informações do formulário de forma que o usuário, responsável pelo preenchimento, possa reconhecer a solicitação.

Descrição do formulário: Informe um nome para o formulário externo.

Modelo de referência: Aparecerá o nome do modelo escolhido para criar o formulário.

Observação: Insira dados e informações importantes para o reconhecimento do envelope. Este campo não é obrigatório.

Data de validade para preenchimento: Informe uma data de validade para o preenchimento do formulário. Quando a data de validade for atingida, o formulário de coleta ficará indisponível.

Passo 06: Agora é hora de inserir os e-mails. Essa ação é opcional, o nome e e-mail podem ser inseridos pelo próprio responsável pelo preenchimento. Veja abaixo com atenção:

Se vocês selecionou “Preenchimento Único" e quer já inserir o nome e e-mail informe-os nos campos ou adicione o contato já salvo no sistema Asten Assinatura da pessoa responsável pelo preenchimento. Insira seu nome e seu e-mail.

Se você selecionou “Preenchimento Múltiplo" e quer já inserir os nomes e e-mails informe-os nos campos

Obs.: Caso não sejam inseridos os e-mails, você poderá enviar o link do formulário através de qualquer meio de comunicação após terminar as configurações.

Passo 07: Abra a aba “Opções quanto à geração automática de Envelopes”.

Passo 08: Esta nova etapa refere-se a geração automática de Envelopes. Você tem a opção de habilitar, ou não, essa opção.

Ao habilitar, após o preenchimento do formulário, um envelope será criado automaticamente utilizando os dados coletados junto ao modelo sendo encaminhado ao usuário responsável. Siga para o passo 09.

Se essa opção não for habilitada, após o preenchimento do formulário, você receberá um alerta que as informações já foram coletadas e poderá criar o novo envelope importando as informações do formulário. Clique aqui para ver como criar envelopes a partir de formulário externo.

Passo 09: Ao habilitar a geração de envelope automática, você tem algumas opções para selecionar:

Descartar dados após a criação do envelope: Após a criação do envelope automático, os dados de preenchimento coletados serão descartados, não podendo mais ser utilizados na criação de novos envelopes.

Como o responsável irá assinar: Você tem a opção de deixar o responsável como um novo signatário ao envelope ou substituir o signatário pré-configurado no modelo (signatário fake) pelo responsável pelo preenchimento, bastando apenas selecionar o e-mail já cadastrado no modelo.

Formato da Descrição do envelope criado: Neste item você irá definir como será o nome do novo envelope criado automaticamente pelo Asten, objetivando reconhecê-lo após enviar para assinatura. Você pode decidir entre usar a Descrição Padrão que utilizará a descrição do formulário + dados do responsável ou estruturar uma descrição customizada o nome do novo envelope.

Passo 10: A próxima etapa é a conferência e/ou criação de seções e campos que irão compor o formulário.

Veja! 👀

Se o modelo selecionado por você já tiver os campos configurados de acordo com o modelo entre chaves dupla do Asten Assinatura {{Nome da Seção#Rótulo do Campo}}, o sistema irá gerar automaticamente estes campos e inserir na etapa de seções. Observe o modelo abaixo.

Obs.: Este é o formato mais indicado. Caso seu modelo não esteja configurado com os campos variáveis, deverá inserir as informações manualmente.

Caso seu modelo não tenha estes campos, você pode adicionar de forma manual as seções. Veja abaixo.

Passo 11: Após preencher todos os dados da forma correta, clique em “Gerar Formulário” para poder finalizar.

Passo 12: O formulário foi criado. Agora, você terá acesso a um link que ficará disponível de acordo com a validade do formulário configurada por você.

Se você inseriu um responsável pelo preenchimento, o link será enviado automaticamente para o e-mail inserido por você solicitando o preenchimento.

Passo 13: Você poderá ver quem preencheu e outras informações no local informado pelo gif abaixo.

Formulário externo criado! ✅

Informações importantes:

Você pode enviar o mesmo link para várias pessoas preencherem as informações, sendo que cada preenchimento gerará um novo envelope direcionado a cada responsável.
O link é o mesmo, mas cada pessoa preencherá com seus dados. As informações serão guardadas individualmente, ou seja, um preenchimento não anulará o outro.
O link estará disponível durante a validade configurada por você.
Os dados preenchidos serão armazenados nos formulários gerados atrelados ao modelo e você poderá usar os mesmos dados para preencher outros envelopes.
Quando um formulário for preenchido ele aparecerá nas notificações.

Agora você tem essas informações preenchidas e poderá utilizá-las em quantos documentos forem necessários. ✅📃