.png)
Modelo baseado em arquivos
Neste artigo, você entenderá mais sobre o que é o modelo baseado em arquivos e suas funcionalidades. 🗂️
A partir dos modelos, você poderá agilizar sua rotina de criação de novos envelopes, subindo documentos que você já utiliza como padrão, deixando campos para preenchimento nos locais onde as informações são variáveis a cada novo documento.
Você poderá utilizar diferentes tipos de formatos, como: Imagens (png, jpg, bmp, gif), Planilhas (xls, xlsx, ods), PDF (pdf), Documentos (rtf, doc, docx, odt), Textuais (txt, xml, html, htm, csv) e Apresentações (pptx, ppt, odp).
É importante ressaltar que, neste tipo de modelo, a estrutura do texto é fixada por você, por isso, o tamanho do campo de texto, por exemplo, não se adapta à quantidade de informações inseridas nos campos variáveis. Exemplo: caso a sua linha, para completar o nome dos signatários, seja muito grande para o nome que será inserido, ficará sobrando espaço no campo, deixando o layout do documento com espaços em branco.
Recomendamos que esse tipo de modelo seja utilizado quando o conteúdo do envelope que será gerado não precisar sofrer alteração, ou seja, não possui elementos dinâmicos.
Para que a estrutura do seu documento fique ajustada à quantidade de informações inseridas, utilize o Modelo Baseado em Documento.
Veja o passo a passo abaixo 📃
Passo 01: Encontre e abra o item “Modelos”, localizado na barra lateral esquerda.
Passo 02: Clique em “Criar novo Modelo”.
Passo 03: Selecione a opção “Modelo baseado em arquivos” e adicione o/os arquivos desejados para criar como modelo.
Tipos de arquivos que você pode utilizar: Imagens (png, jpg, bmp, gif), Planilhas (xls, xlsx, ods), PDF (pdf), Documentos (rtf, doc, docx, odt), Textuais (txt, xml, html, htm, csv), Apresentações (pptx, ppt, odp).
Passo 04: Após adicionar os arquivos, insira a descrição do modelo e onde será armazenado. Então, clique em “Criar Modelo”.
Modelo criado! Agora você pode já deixar pré-configurada a estrutura dos campos variáveis. Agora você pode encontrá-lo no item “Modelos”. Assim, poderá criar envelopes a partir deste modelo, alterando apenas os signatários! 📃✅
Você possui mais de uma forma de utilizar este modelo:
1. É possível deixar salvo o modelo na plataforma para, posteriormente, a cada novo documento, adicionar signatários e campos variáveis. Se esta forma de modelo lhe interessa, ela já está pronta! Basta criar um novo envelope e encontrá-lo no repositório salvo, inserindo as informações necessárias, como signatários, campos de preenchimento e assinatura.
2. Também é possível agilizar a criação e tramitação de novos documentos, deixando o modelo já com uma estrutura de signatários e campos variáveis configurados, como campos de assinatura, check box, caixas de seleção, entre outros. Desta forma, todo novo documento criado a partir deste modelo, importará as configurações já feitas, trocando apenas o signatário fake pelo novo signatário, agilizando a rotina de criação e tramitação. Se esta forma de modelo lhe atende, siga a leitura abaixo!
Estruturação do modelo configurado com signatário fake:
Passo 05: Abra o item “Modelos”, localizado na barra lateral esquerda, e encontre o modelo que você acabou de criar.
Ali estarão todos seus modelos e configurações.
Passo 06: Após encontrar o modelo, clique em “Ações” e depois em "Modificar Estrutura”.
Agora, você irá inserir os campos variáveis dentro de seu modelo.
Ficará simples e fácil para você criar novos envelopes a partir deste modelo e alterar apenas o signatário, pois os campos para preenchimento já estarão configurados.
Passo 07: Adicione o signatário recorrente em seu documento.
Se uma mesma pessoa irá assinar sempre este tipo de modelo, já inclua-a como signatário.
Após incluí-la, insira os campos de preenchimento nos devidos locais.
IMPORTANTE
Para agilizar ainda mais a criação de novos documentos, utilizamos um e-mail fake para possibilitar a criação das ações deste e-mail que será trocado a cada novo envelope. Não é obrigatório configurar um signatário fake. Se não desejar, poderá apenas inserir o signatário que sempre irá assinar o documento, configurar os campos e depois de criar um novo envelope, inserir manualmente o outro signatário e os campos de preenchimento.
Passo 08: Para o signatário que irá ser alterado a cada novo envelope a partir deste modelo, adicione um e-mail “fake”. Dessa forma, será possível já deixar configurados os campos de preenchimento.
Quando for necessário criar um envelope a partir deste modelo, basta alterar o e-mail do signatário “fake” para o e-mail correto. Os campos permanecerão no mesmo lugar, não sofrendo alteração após troca do signatário.
Clique em “Salvar Modelo”! ✅
Passo 09: A partir do modelo salvo, você pode criar envelopes para enviar a diferentes signatários. Encontre o modelo e no item “Ações”, clique em “Criar Novo Envelope”.
Adicione o nome do novo envelope na Descrição e, caso necessite, adicione observadores.
Nesta tela, também é possível trocar o signatário, que foi utilizado como signatário fake para deixar a estrutura salva no modelo, pelo signatário correto.
Após alterar o e-mail, já é possível enviar o envelope aos signatários para solicitar o preenchimento dos campos já cadastrados.
Agora você já pode criar modelos baseados em arquivos! 🗃️