Criação de envelopes a partir de arquivos CSV

Neste artigo, você entenderá mais sobre como criar envelopes a partir de arquivo CSV 🗂️

Utilize seus modelos baseados em documento e importe arquivos CSV para criar centenas de envelopes em poucos minutos em lote.

Todos os dados importados podem ser utilizados para preencher os modelos, definir os signatários e encaminhar novos envelopes para assinatura.

Por exemplo, se você precisar fazer um envio de documentos para assinatura em massa para toda sua base de clientes, basta você subir as informações que você já possui em formato CSV para preenchimento no modelo em lote.

Atenção: Para importar o arquivo CSV é preciso que você tenha criado previamente um modelo baseado em documento. E se você quiser que o signatário realize ações no documento como rubrica e representação da assinatura, por exemplo, é necessário já ter configurado um signatário fake no modelo, para que possa configurar os locais que ficarão as ações. Com isso, o Asten irá alterar o signatário fake pela sua base de signatários reais, automaticamente. Se você deixar sem a configuração do signatário fake, poderá criar os documentos em lote, porém os mesmos não terão representação visual de assinaturas e rubricas, mas as assinaturas serão válidas também. Clique aqui para entender como criar este modelo e configurar o signatário fake.

Veja o passo a passo abaixo e entenda como criar vários envelopes a partir de uma base de dados já existente! 📃

   
Passo 01: Encontre e abra o item “Modelos”, localizado na barra lateral esquerda.

Passo 02: Encontre o modelo baseado em documento que você já criou e quer utilizar para criação de envelopes em lote via CSV.

Nesta etapa, confira se o documento está configurado da maneira correta para receber os signatários existentes no arquivo em CSV. Clique em “Definir Signatários” e verifique se, por exemplo, as pessoas de seu negócio, que irão assinar todos os documentos, estão adicionados como signatários.

Caso queira ações internas como rubrica e representação visual dos signatários que estão contidos no arquivo CSV, precisa conferir se tem um e-mail fake configurado como signatário no modelo para substituição automática do Asten. Pois estas configurações serão importadas para todos os documentos criados em lote.

Passo 03: Clique em “Ações” e então em “Criar envelope via CSV”.

Agora você deverá importar um arquivo CSV contendo os dados que deseja utilizar na geração dos envelopes.

Você pode utilizar arquivos CSV oriundos de qualquer local, como ERPs, downloads em CSV de planilhas e, também, pode aproveitar informações coletadas através dos formulários externos do Asten, exportando as informações em CSV.

Cuidado! Caso faça download de planilha e confira se seu arquivo CSV não ficou desconfigurado. Por exemplo, se em sua planilha tem “ç” ou “acento”, pode ser que no momento do download dessas informações em CSV, elas fiquem desconfiguradas, e isso gerará um erro na importação para o Asten. 

1. Cada linha do arquivo CSV dará origem a um novo envelope.

2. A primeira linha do arquivo CSV será utilizada como cabeçalho e deverá conter nomes que ajudem a identificar cada uma das informações.

    
Passo 04: Selecione seu arquivo CSV.

Após, o Asten irá reconhecer os campos postos na linha inicial, conforme o gif abaixo.

Depois que conferir se os campos encontrados no CSV estão corretos, clique em “Próximo”.

Passo 05: Nesta etapa, você pode puxar as informações do CSV inserindo @ seguido do nome do campo. Ex: @nomecampo.

      
1. Se quiser, insira os observadores. Caso você tenha colocado em seu CSV os observadores, basta puxar o campo. Caso queira adicionar manualmente, insira os e-mails entre vírgulas. 

2. Se você configurou signatários fake, altere o nome e e-mail fake, puxando os dados reais do CSV. 

Utilize o prefixo @ seguido do nome do campo para que o Asten faça a substituição dos signatários em todos os documentos. 

Escolha o tipo de ação dos signatários ao entrarem no envelope. Todos terão a mesma ação.

3. Agora, aparecerão os campos variáveis inseridos e lidos pelo Asten no próprio modelo. Você pode utilizar as informações desejadas do CSV, chamando com o @.

4. Por último, finalize as configurações dos envelopes. Você poderá adicionar uma descrição ao envelope e mensagem de abertura.

Se necessário, insira uma data de expiração. 

Tanto na descrição do envelope, quanto na mensagem de abertura, você pode mesclar texto fixo com informações variáveis contidas no CSV, basta utilizar o prefixo @. Dessa forma, cada envelope terá a informação + nome do contratante, por exemplo, conforme o gif abaixo.

5. Agora, você pode encaminhar imediatamente seus envelopes para assinatura ou revisá-los e encaminhar em lote depois.

6. Agora, basta esperar! Você pode fechar o pop-up e continuar o uso do Asten.

O Asten irá processar os envelopes. Após ficarem prontos, você receberá uma notificação de que o processamento do CSV foi finalizado. 

Se você marcou a opção de encaminhar imediatamente, seus envelopes já foram finalizados e encaminhados! 

Passo 06: Caso não tenha encaminhado imediatamente, você pode encontrar os envelopes no item “Envelopes em Construção” e realizar a conferência. 

Depois de conferir, selecione os envelopes e encaminhe todos, em lote, para os signatários. 

Agora você sabe como criar envelopes em lote a partir de um arquivo CSV! ✅